Met onze #webetter-initiatieven, onze campagne ‘Mens Stoor Me Niet’ en het ‘Blijf in je kot’-magazine deelden we tijdens de lockdown onze kennis over veerkracht, focus, team dynamieken en carrière planning. Nu de werkvloer weer stilaan op gang komt, kijken we vooruit èn pakken de wijze lessen van de coronacrisis met ons mee.
‘Hoe en waar willen we straks werken?’ Drie autoriteiten op het gebied van welzijn op het werk bundelden de krachten. Met deze UPinie komen Prof. Dr. Theo Compernolle – bekend van zijn vele bestsellers, waaronder ‘The open office is naked’, Dr. Elke Geraerts van Better Minds at work en Jo Peters van UPspace naar buiten met een gezamenlijke visie.
We nemen ‘focus en productiviteit’ onder de loep. Onder de noemer ‘Human Architecture’ bespreken we hoe architectuur bijdraagt aan werkplekken die werken voor mensen. Pak je resterende focus vast en kijk of onze mening tot gesprekstof kan leiden in jouw organisatie!
DEEL1: OOST, WEST, THUIS WERKT BEST.
Neen, wij zijn niet bijgelovig. Dat zou ook niet mogen want mochten we telkens een omweg moeten maken bij het zien van een ladder, zouden we dagelijks een uur later thuiskomen dan voorzien. Toch was vrijdag 13 maart 2020 iets waar we met zijn allen liever een brede bocht rond maakten. Als een donderslag bij heldere hemel werden velen van ons gesommeerd om het thuisfront om te bouwen naar een werkplek. Alsof we op de Titanic zaten grabbelden we in alle haast dossiers, pennen en laptop bij elkaar om de nieuwe werkweek vanuit de veilige thuishaven verder te zetten.
‘Thuiswerken’ kreeg sinds die dag een heel andere perceptie. Het bleek vóór de crisis veelal een vlucht te zijn van de werknemers uit een overbevolkt en druk landschapskantoor. De hoofdreden: in alle rust focussen. Iets wat thuis vaak beter lukt. En de coronacrisis gaf dat thuiswerken een onverwachte boost!
Vanuit het oogpunt van de werknemer groeide een gevoel van onvoldoende organisatorische ondersteuning en het gebrek aan technologische middelen. Misschien schuilde de grootste ergernis in het ‘oncontroleerbare’. Wat doen die werknemers nu eigenlijk? Zijn ze wel aan het werk? Betaal ik hen nu ook om tijdens de werkuren de was en de plas te doen?
“Niet iedereen is thuis even productief, maar ook niet iedere functie leent zich hiervoor.”
Bevragingen tonen dat 60% van de werknemers, die tijdens de crisis thuis dienden te werken, dit bijna integraal ook in de toekomst zien zitten. Bovendien lezen we dat sommige werkgevers hierin een oplossing zien voor de té weinig aangeboden vierkante meters bureauruimte. Ze beginnen zelfs thuiswerk massaal aan te moedigen of zelfs te verplichten. Van een kantoorswitch gesproken!
Toch blijkt deze verschuiving niet overal en voor iedereen een schot in de roos te zijn.
Elke Geraerts, CEO Better Minds at Work: “Niet iedereen is thuis even productief, maar ook niet elke functie leent zich hiervoor. Sommige beroepen vereisen nu eenmaal fysieke interactie.”
Is deze ommekeer dan wel voor iedereen even efficiënt of effectief? En verstoort dit het rendement niet? Het antwoord hierop schuilt in de individuele behoefte. Wat verwacht werknemer X van een kantoor? Misschien heeft werkgever Y geheel andere persoonlijke verwachtingen… Maak de situatie nog vandaag bespreekbaar en ga in teams na hoe je hiervoor de (perfecte) post-corona manier van werken kan creëren.
Deel 2: ONTMOETEN MOET, GROETEN DOET GOED
Hoeveel vierkante meter kantoorruimte heb jij nodig om je werk optimaal te kunnen doen? En wat is het aantal collega’s die samen met jou dezelfde ruimte mogen delen? Wie weet zit je op een ‘Chateau Bureau’ maar vind je dat er zelfs te veel ruimte is om het gezellig te maken. Op ons kantoor spenderen we trouwens vaak meer tijd met de collega’s dan na de uren met ons eigen gezin. En heb je op beiden plaatsen soms ook niet het gevoel hoe je de juiste ruimte moet geven en mag nemen?
The bottomline blijft om de juiste balans vinden. Zowel in het thuiswerk als in de mix tussen online en offline zijn. Hierin speelt volgens ons het fysieke kantoorgebouw een cruciale rol! Niet zoals vroeger investeren in zoveel mogelijk “mensen per m²”. Want dan krijg je torenhoge gebouwen en overbevolkte landschapskantoren. De interactie tussen werknemers loopt bijgevolg stukken minder dan verhoopt.
Moeten we dan nu plots het roer helemaal omgooien? Moeten we nu plots kantoorruimten enkel nog als ontmoetingsplaatsen zien? Zeker niet, maar helaas is dat wel de trend die we nu overal lezen.
Jo Peters, Deusjevoo: “Een ontmoetingsplaats blijft ook na corona van groot belang. Hoe je ook bekijkt, het kantoor blijft dé plek voor spontane ontmoetingen, interacties én voor connectie met de bedrijfscultuur en zijn waarden. We verlangen trouwens ook om elkaar spontaan verder te helpen door dat babbeltje aan de koffie of printer.”
“Het gaat niet om het meeste ruimte te hebben, maar wel om wat je met de beschikbare ruimte doet.”
Ook jij zal het aan de lijve ondervonden hebben: door even op te staan, naar een andere ruimte te lopen en samen te eten zijn we ook even uit ons online vacuüm. Zo geven we ons brein de nodige rust waar het naar snakt. Het nut van deze ruimtes is lang genegeerd ten koste van ‘meer werkplekken’. Na deze crisis lijken de meeste werknemers en werkgevers echter overtuigd van de kracht van deze ruimtes. Het gaat niet langer om het meeste ruimte hebben, maar eerder wat je met de beschikbare ruimte doet en hoe je ze invult.
‘Ons’ kantoor blijft bijgevolg ons tweede thuis waardoor we niet geïsoleerd geraken op ons eigen ‘eilandje’. Het zijn net deze zaken die we op dit moment via een virtueel alternatief als ‘vreemd’ aanzien. Psychologisch is het mentaal lastig om door te spartelen. Praat er over met je collega’s en met je werkgever. Vertel wat je goed vindt en wat je stoort. Misschien kan dat zelfs tijdens een verfrissende wandeling na de lunchpauze.
DEEL 3: OFFICES TALK, PEOPLE WALK
Wat heeft een woonkamer dat je kantoor niet heeft? Een voorraadkast koekjes? Een driezit waar je ongegeneerd tijdens de ‘werkuren’ je voetjes omhoog kan leggen? Een gezellig toilet waar je op je gemak een Candy Crush’ke kan doen? We zullen ongetwijfeld nog een paar andere materiële voordelen missen maar ‘fysiek’ contact met je collega’s zal wellicht niet op dat lijstje staan. Tenzij je ondertussen een vast schema hebt opgesteld waarop je je kantoorgenoten thuis ontvangt…
Naast deze ruimtes om fysiek te ‘connecteren’ en ‘recupereren’, hebben kantoorruimten ook andere functies. Ze zijn dé plaats bij uitstek om samen te werken. Heb je al eens online proberen te brainstormen? Neem het van ons aan: het werkt gewoon niet! Heb je al eens lastige feedback gegeven? Je zal vlug beseffen dat je hiervoor iemand echt in de ogen moet kijken en niet via een scherm.
Het kantoor blijft zo de status behouden van de uitgelezen plaats voor die moeilijke interne gesprekken. Maar ook overleg met klanten, leveranciers of andere bedrijven kan je beter hier doen dan thuis in de woonkamer. Hoe krijgen deze mensen anders de ‘vibe’ en de waarden van jullie bedrijf mee?
En er is meer… Skype calls of Zoom-meetings mogen ons dan al virtueel korter bij elkaar brengen, we missen toch wel onbewust de belangrijkste taal die we gezamenlijk spreken: lichaamstaal.
Theo Compernolle, auteur van ‘How to design brain-friendly open offices’: “Enthousiasme of verontwaardiging: fysieke ontmoetingen kaderen de context veel duidelijker en behoeden ons ervan dat we essentiële informatie van elkaar ‘afschermen’. Voor dit alles moeten de juiste ruimtes en condities gecreëerd worden.”
De ruimtes om gefocust te werken blijven dus zeker eens zo belangrijk. Niet alleen omdat niet iedereen thuis (of elders) kan of wil werken, maar als werknemer heb je tussen de meetings door bijvoorbeeld ook het recht om even in stilte aan iets te kunnen werken. En deze ruimte heeft dan weer andere vereisten dan de voorgaande.
Alles draait dus om de juiste verhoudingen en flow tussen deze ruimtes. Maar wat is die ‘perfecte verhouding’ eigenlijk’?’ Helaas kunnen we hier geen uniform cijfer op te plakken. Elk individu, iedere organisatie en ieder kantoorgebouw is anders en vraagt een andere aanpak. De ingrediënten mogen vaak hetzelfde zijn, de juiste samenstelling hoort op ieders smaak bereid te zijn. Iedere situatie eist daarom een aparte aanpak. Een analyse met bijhorende kritische vragen is hierbij noodzakelijk vooraleer iedereen aan tafel kan schuiven.
UPspace en Better Minds at Work pleiten voor een juiste mix tussen deze ruimtes. Om te communiceren, samen te werken, te recupereren en te concentreren. De kantoorruimte als dé basis voor een aangename en productieve kantooromgeving.
DEEL 4: ANTICIPEREN IS KLAPPEN VERMIJDEN
Het klinkt als een boutade maar elke verandering schept nieuwe opportuniteiten. Dankzij COVID-19 is de eerste stap richting ‘kantoor 2.0’ gezet. Alle kritische vragen liggen nu op tafel, of je dat nu wil of niet. En ook veel kantoorgebouwen staan op dit moment ter discussie. Net nú is het dus dè kans om je gebouw optimaal in te zetten en twee stappen voorsprong te nemen.
Maar “wat met al die investeringen in het bedrijfsgebouw èn wie gaat dat betalen?” horen we je denken. Om je vrees in de kiem te smoren: vaak gaat het hem niet om een volledige nieuwbouw of ingrijpende verbouwing. Meestal zijn een paar aanpassingen en bijsturingen meer dan voldoende om een positieve impact op de beleving en werking van je kantoorgebouw in gang te zetten.
De vraag “hoe krijg ik zoveel mogelijk mensen binnen deze m²” of “hoe kan ik mijn m² halveren met onder andere thuiswerk” gooien we resoluut in de prullenmand. In de plaats daarvan stel je beter de vraag “hoe kan ik mijn kantooromgeving ten volle laten renderen door het in te zetten voor mijn werknemers en zo hun productiviteit, efficiëntie én welbevinden te verhogen? Of misschien start de discussie met de simpele vraag “Waarvoor gaan we ons kantoor NIET meer gebruiken?”.
Om als werkgever op dergelijke manier te luisteren naar je personeel, is er ondernemingsmoed nodig. Dat verwachten werknemers ook. Maar ze rekenen ook op een stuk kwetsbaarheid en transparantie. Stel je hiervoor open. Als de analyse eenmaal af is, toon je vastberaden de moed om deze verandering door te voeren. Eénmaal de koers duidelijk is uitgeklaard hou je iedereen moeiteloos op het schip.
De trossen gelost en klaar voor de grote oversteek? Hergroepeer teams qua locatie en concentratie. Omlijn ontspanningszones en maak goede afspraken met je personeel. En vooral, doorzetten! Want verandering binnen een bedrijf realiseren kan zowel kippenvel als hartkloppingen veroorzaken. Zodra werknemers echter de voordelen inzien en deze omarmen, dan is transitie een waanzinnig positief proces.
Elke Geraerts, CEO Better Minds at Work: “Als de coronacrisis ons één ding leerde is dat je op drie maanden tijd een groot deel van je bedrijfscultuur kan veranderen èn dat iedereen daar een extra boost door kan krijgen. Let wel, om je gedrag en mindset te veranderen, heb je doorgaans een kwartaal nodig.”
De coronamaanden kreeg je alvast als bonus cadeau. Loop je achter de feiten? Koester dan de ambitie om tezamen met je medewerkers vanaf vandaag een mindset te creëren waarbij focus het nieuwe normaal wordt. Om die mindset te installeren is je kantoorgebouw 2.0 de perfecte katalysator. Stel je de vraag hoe je de komende tien jaar wil werken en maak er een positief en blijvend verhaal van. Noteer zeker alles in je reisverslag en deel ons gerust jullie ervaringen.
Deze column kwam tot stand via een samenwerking met verschillende kennispartners.
- Professor Theo Compernolle
Onafhankelijk internationaal gerespecteerd consultant, executive (team)coach, trainer en keynote speaker. Hij doceerde aan universiteiten in België, Nederland en Frankrijk. Theo geeft wereldwijd lezingen over beter stress management. Als auteur publiceerde onder andere ‘Ontketen je brein’ en ‘How to design brain-friendly open offices’. - Dr. Elke Geraerts
Als doctor in de psychologie bekleedde Elke posities aan de universiteiten van Harvard, St. Andrews, Maastricht en Rotterdam. Met het bedrijf ‘Better Minds at Work’ helpt ze internationale consultancybedrijf organisaties te floreren tegen de achtergrond van een alsmaar veeleisender bedrijfslandschap. Haar boeken ‘Mentaal Kapitaal’ en ‘Het Nieuwe Mentaal’ zijn wereldwijde bestsellers. - Jo Peters
De zaakvoerder van UPspace en Deusjevoo staat bekend omwille van zijn creative aanpak inzake kantoorinrichtingen. Als graag gezien keynote speaker optimaliseert hij werkplekken aan de hand van wetenschap en studies waarin het individu centraal staat. Jo biedt je via upspace.be eenvoudige tools aan om de focus op de werkplek te ondersteunen.
UPspace optimaliseert al jaren werkplekken voor kleine en grote bedrijven, overheden en andere instanties. We bekijken wat de beste match is tussen mensen, ruimte en omgeving; volledig gebaseerd op wetenschappelijke kennis. Better Minds at Work creëert op zijn beurt een mindset waarin focus centraal staat. Meer weten over hoe je focus te versterken? Meer weten over hoe je jouw focus, of dat van je team kan versterken? Contacteer dan Better Minds at Work.
Interesse om jouw kantoorgebouw aandachts -en interactie-proof te maken? Contacteer dan UPspace.
De UPiniemakers
